19. La gestión de proyectos de investigación (III). Fase de ejecución: gestión de cambios, imprevistos y riesgos, seguimiento científico-técnico y económico, evaluación. Herramientas informáticas para el seguimiento y gestión de proyectos.

La fase de ejecución de un proyecto de investigación es una de las más críticas, ya que implica la implementación de las actividades previstas en la fase de planificación. Durante esta etapa, es crucial manejar eficazmente los cambios, los imprevistos y los riesgos, así como realizar un seguimiento constante tanto científico-técnico como económico. El uso de herramientas informáticas para la gestión y el seguimiento también juega un papel importante para asegurar la eficiencia y el control.

Gestión de cambios, imprevistos y riesgos

En la fase de ejecución de un proyecto de investigación, es común que surjan cambios inesperados, imprevistos o riesgos que puedan afectar el desarrollo del proyecto. La gestión de estos factores es esencial para minimizar sus impactos. Los aspectos clave son:

Gestión de cambios: Los proyectos de investigación pueden verse afectados por nuevas circunstancias o descubrimientos que requieran ajustar los objetivos o las metodologías. Es importante tener un plan de gestión de cambios que permita realizar modificaciones sin desestabilizar el proyecto. Los cambios deben ser evaluados en términos de impacto en los objetivos, plazos y presupuesto.
Identificación y gestión de riesgos: Los riesgos pueden surgir debido a diversos factores, como retrasos en la investigación, problemas técnicos, o cambios en las condiciones del entorno. La creación de un plan de gestión de riesgos que contemple posibles contingencias es fundamental para mitigar estos efectos. Este plan debe incluir estrategias para prevenir los riesgos, como la diversificación de fuentes de financiación, y medidas correctivas si los riesgos se materializan.
Manejo de imprevistos: Los imprevistos, como fallos en los equipos o problemas de colaboración, son comunes. Es vital tener procedimientos que permitan adaptarse rápidamente a estas situaciones sin perder el rumbo del proyecto. La flexibilidad y la capacidad de toma de decisiones rápida son competencias clave para los responsables del proyecto.

Seguimiento científico-técnico y económico

El seguimiento de un proyecto de investigación es fundamental para garantizar que se están alcanzando los objetivos establecidos y que el proyecto avanza dentro de los plazos y presupuestos previstos. El seguimiento incluye:

Seguimiento científico-técnico: Implica la monitorización continua de los resultados de investigación, asegurando que se cumplan los estándares científicos y técnicos. Esto incluye la evaluación de los avances en el desarrollo de las hipótesis, la implementación de experimentos y la obtención de datos. Las reuniones periódicas de equipo y la revisión de la literatura también son componentes esenciales de esta fase.
Seguimiento económico: Consiste en controlar los recursos financieros asignados al proyecto. Se debe verificar que los gastos no superen el presupuesto aprobado y realizar ajustes si es necesario. El control de los fondos y la correcta asignación de los mismos son esenciales para evitar desajustes financieros.
Evaluación continua: A lo largo de la ejecución, se deben realizar evaluaciones periódicas para valorar el progreso y los resultados del proyecto. Estas evaluaciones deben ser tanto internas, realizadas por el equipo del proyecto, como externas, para garantizar la objetividad y la calidad científica.

Herramientas informáticas para el seguimiento y gestión de proyectos

El uso de herramientas informáticas es crucial para una gestión eficiente de los proyectos de investigación. Estas herramientas ayudan en la planificación, el seguimiento y el control de todos los aspectos del proyecto, desde los recursos hasta los plazos. Algunas de las más útiles incluyen:

Microsoft Project: Es una herramienta comúnmente utilizada para la gestión de proyectos que permite crear cronogramas, asignar tareas, y realizar un seguimiento detallado de los avances y los recursos.
Trello: Utilizado para la gestión de tareas en equipos, Trello permite crear tableros, listas y tarjetas que facilitan la organización de las actividades, asignando responsabilidades y fechas de vencimiento de manera colaborativa.
Asana: Al igual que Trello, Asana es útil para el seguimiento de tareas y el control de plazos, pero se distingue por su capacidad de integración con otras herramientas, lo que la convierte en una opción versátil para proyectos de investigación de gran envergadura.
Basecamp: Es una plataforma que facilita la comunicación y el trabajo colaborativo. Además de gestionar tareas, permite almacenar documentos, realizar seguimientos de actividades y fomentar la comunicación constante dentro del equipo.
Jira: Utilizada comúnmente en proyectos de desarrollo de software, Jira también es útil para proyectos de investigación, especialmente aquellos con enfoque en innovación tecnológica, ya que permite gestionar tareas y sprints de manera ágil.

Conclusión

La fase de ejecución de un proyecto de investigación es fundamental para alcanzar los objetivos establecidos en la planificación. Para gestionar adecuadamente esta fase, es esencial contar con un plan de gestión de riesgos y cambios, un seguimiento científico-técnico y económico detallado, y el uso de herramientas informáticas que faciliten la organización y el control del proyecto. La capacidad de adaptación y la monitorización constante permiten asegurar el éxito del proyecto en su fase de ejecución.

Fuentes:

Ministerio de Ciencia e Innovación: https://www.ciencia.gob.es
Agencia Española de Investigación: https://www.aei.gob.es
Guía sobre la gestión de proyectos de investigación, Universidad Politécnica de Valencia: https://www.upv.es