17. La gestión de proyectos de investigación (I). Fase de inicio: elección de los objetivos científicos y técnicos, elaboración de la memoria científico-técnica, elaboración del presupuesto. Aspectos críticos.

La gestión de proyectos de investigación comienza con una fase crucial: la fase de inicio, donde se establecen las bases que guiarán todo el desarrollo del proyecto. Esta fase no solo marca el comienzo formal del proyecto, sino que también define sus objetivos científicos y técnicos, la memoria científico-técnica y el presupuesto, tres elementos clave que afectan directamente al éxito del proyecto. A continuación, se detallan los pasos y aspectos críticos de esta fase.

Elección de los objetivos científicos y técnicos

La primera tarea en la fase de inicio es definir los objetivos del proyecto, tanto en términos científicos como técnicos. Los objetivos deben ser claros, alcanzables y medibles, de manera que puedan guiar todas las actividades del proyecto. Los objetivos científicos se refieren a los conocimientos que se buscan generar o las hipótesis que se intentan verificar, mientras que los objetivos técnicos se relacionan con los métodos y tecnologías que se emplearán para alcanzar esos conocimientos.

Un desafío crítico en esta fase es la congruencia entre los objetivos establecidos y las prioridades científicas o tecnológicas del contexto en el que se desarrolla el proyecto. Si bien los objetivos deben ser ambiciosos, es fundamental que sean realistas y alineados con la viabilidad técnica y financiera del proyecto. Además, es importante tener en cuenta los objetivos estratégicos de la organización financiadora, ya sea un organismo público, una institución de investigación o la Unión Europea, a través de programas como Horizonte Europa.

Elaboración de la memoria científico-técnica

La memoria científico-técnica es el documento que detalla todo lo relacionado con la justificación técnica y científica del proyecto. En ella, se describen los objetivos, la metodología, los plazos, las actividades a realizar y los resultados esperados. Este documento no solo sirve como plan estratégico para el desarrollo del proyecto, sino que también es esencial para la obtención de financiación.

Uno de los aspectos más críticos en esta fase es garantizar que la memoria sea completa, precisa y coherente, para facilitar su evaluación por parte de los evaluadores de la financiación (por ejemplo, agencias de investigación o fondos europeos). La memoria también debe estar bien alineada con los criterios de evaluación específicos establecidos por las convocatorias de fondos, como la relevancia científica y potencial de innovación.

Elaboración del presupuesto

La elaboración del presupuesto es otro paso esencial en la fase de inicio del proyecto. Un presupuesto detallado y realista es indispensable para la viabilidad financiera del proyecto. Este debe cubrir todas las actividades necesarias para llevar a cabo el proyecto, incluidos los costos de personal, materiales, equipos, viajes y otros gastos operacionales.

El presupuesto debe ser justificado, indicando cómo cada partida está directamente relacionada con los objetivos y actividades del proyecto. Uno de los aspectos críticos en esta etapa es evitar subestimar o sobrestimar los costos, ya que una estimación incorrecta puede llevar a dificultades en la ejecución del proyecto. Además, es importante prever márgenes de maniobra para imprevistos y asegurarse de que el presupuesto sea acorde a las normas y reglamentos de los financiadores, como los establecidos en la Ley General de Subvenciones en España o en los programas de financiación europeos.

Aspectos críticos de la fase de inicio

Viabilidad del proyecto: Uno de los aspectos más críticos es asegurarse de que el proyecto sea viable desde el punto de vista científico, técnico y financiero. Esto incluye evaluar la disponibilidad de recursos, la capacidad del equipo y la coherencia entre los objetivos y las metodologías propuestas.
Planificación realista: Los proyectos de investigación deben tener una planificación que sea realista y flexible. A menudo, los proyectos científicos pueden enfrentarse a imprevistos, como dificultades técnicas, cambios en la disponibilidad de recursos o en la evolución del conocimiento. Es esencial prever posibles ajustes en el desarrollo del proyecto.
Cumplimiento de requisitos: Es crucial que el proyecto cumpla con todos los requisitos establecidos por las entidades financiadoras, como las normativas sobre la financiación de la I+D+i y los criterios de evaluación específicos, tanto en proyectos nacionales como internacionales.
Riesgos y contingencias: Se debe prestar atención a los riesgos del proyecto, como retrasos, dificultades técnicas o falta de resultados esperados. Definir estrategias de gestión de riesgos y contingencias es esencial para mitigar posibles problemas en la ejecución.

Conclusión

La fase de inicio de un proyecto de investigación es fundamental para su éxito a largo plazo. La elección de los objetivos, la correcta elaboración de la memoria científico-técnica y la estimación adecuada del presupuesto son elementos clave que determinarán la viabilidad, el progreso y la evaluación final del proyecto. Además, el manejo adecuado de los aspectos críticos en esta fase es esencial para asegurar una ejecución sin contratiempos y el cumplimiento de los objetivos planteados.

Fuentes:

Ley 38/2003, General de Subvenciones. https://www.boe.es/buscar/doc.php?id=BOE-A-2003-20703
Horizonte Europa: https://ec.europa.eu/info/funding-tenders/opportunities/portal/screen/home
Ministerio de Ciencia e Innovación de España: https://www.ciencia.gob.es